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Dauerbaustelle Postverarbeitungsprozesse: 23 Millionen Stunden jährlich allein beim Mittelstand

Knapp 400 Millionen Euro wenden allein die mittelständischen Unternehmen in Deutschland im Durchschnitt jährlich an Lohnkosten auf, um die Ein- und Ausgangspost zu verarbeiten. Auf die Anzahl der Stunden umgerechnet, benötigen die 30.000 Mittelständler mit 100 bis 499 Mitarbeitern zusammen genommen rund 23 Millionen Arbeitsstunden pro Jahr. Denn jedes mittelständische Unternehmen braucht bei 220 Arbeitstagen rund 3,5 Stunden täglich, um die Geschäftspost zu verarbeiten. Zahlen und Beträge, die das Optimierungspotenzial in der Postverarbeitung verdeutlichen.

Zu diesen Ergebnissen kommt Francotyp-Postalia, Experte für die sichere und effiziente Kommunikation. Als Basis wurde der im Februar 2017 veröffentlichte FP-Effizienzreport herangezogen, für den in Zusammenarbeit mit Bitkom Research repräsentativ über 300 Unternehmen befragt wurden. Eines ist klar: die Postverarbeitungsprozesse brauchen Zeit! Öffnen, prüfen, sortieren und ablegen beim Posteingang. Drucken, falzen, kuvertieren und versenden beim Postausgang. Dabei ist gerade bei Mittelständlern, eine kosteneffiziente Arbeitsweise umso wichtiger, da sie oftmals nicht über die personellen Ressourcen eines Konzerns verfügen. Bei den nachfolgenden Berechnungen wurde der Mittelwert der aufgewendeten Zeit sowie der deutsche Bruttodurchschnittslohn von 16,97 Euro herangezogen. (https://www.destatis.de/DE/Publikationen/Thematisch/VerdiensteArbeitskosten/VerdiensteBerufe/VerdienststrukturerhebungHeft1_2162001149004.pdf?__blob=publicationFile (S. 17))

 

Hoher Stundenaufwand bei der Postverarbeitung

Knapp die Hälfte (47 Prozent) der in der Studie befragten Mittelständler benötigt zwischen zwei und vier Arbeitsstunden täglich, um die Geschäftspost beim Empfang und Versand zu verarbeiten. Angelegt an den Mittelwert von drei Stunden entstehen dadurch jährliche Kosten in Höhe von rund 158 Millionen Euro.

27 Prozent brauchen sogar noch mehr Zeit, um alle postalischen Schritte des Tages zu verarbeiten. Hier sind die Unternehmen für diese Prozesse zwischen vier und acht Stunden beschäftigt. Den meisten zeitlichen Aufwand für die Geschäftspost betreiben zwei Prozent der Mittelständler. Sie brauchen zwischen acht und sechzehn Stunden.


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Die Hochrechnung zeigt, dass der deutsche Mittelstand insgesamt ein Vermögen dafür ausgibt, die anfallende Ein- und Ausgangspost zu verarbeiten. Entsprechend groß ist das Optimierungspotenzial, das sich bei Zeit und Kosten einsparen lässt. Dessen sind sich die Unternehmen auch bewusst. So kommt die Studie zu weiteren Ergebnissen, wonach 68 Prozent der Befragten Verbesserungspotenzial bei der Posteingangsverarbeitung und 47 Prozent der Mittelständler bei der Postausgangsverarbeitung erkennen.

Eine Option für ein effizienteres Handling, ist die Auslagerung der Prozesse. „Die Auslagerung der Postverarbeitungsprozesse an externe Dienstleister kann für die Unternehmen eine Lösung sein, um sich auf die Kernprozesse zu konzentrieren. Gerade mittelständische Unternehmen profitieren davon, da sie trotz weniger personeller Möglichkeiten ihre Produktivität steigern können“, so Rüdiger Andreas Günther, Vorstandsvorsitzender von Francotyp-Postalia.

Der FP Effizienzreport ist nach Registrierung kostenfrei downloadbar unter https://www.fp-francotyp.com/Effizienzreport

 

Quelle: FP Effizienzreport

 

Titelfoto: pixabay.com / von_Italz

 

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