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Bürospezialist Hugo Hamann setzt auf Automatisierung im Rechnungswesen

Die Unternehmensgruppe Hugo Hamann, Heinr. Hünicke und Jacob Erichsen ist als Lieferant und Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro mit erheblichen Herausforderungen konfrontiert. So führen die allgemeine Veränderung des Kundenverhaltens, die digitale Transformation mit der Ausweitung des mobilen Online-Handels sowie die Zunahme branchenfremder Vertriebswege zu einer Veränderung der Nachfrage, steigendem Wettbewerbsdruck sowie zu einer Verschärfung des Preiswettbewerbs.

 

Strategischer Ausbau von Service und Dienstleistungen

Das Unternehmen hält vor diesem Hintergrund am strategischen Aufbau der Bereiche Service und Dienstleistungen fest. Parallel dazu betreibt Hugo Hamann ein aktives Kostenmanagement sowie den Ausbau der ERP-Systeme mit zunehmender Gewichtung der Controlling-Möglichkeiten. Die konsequente Umsetzung von Automatisierungspotenzialen im Rechnungswesen im Rahmen der Einführung von FibuNet- Softwarelösungen ist in diesem Zusammenhang ein wichtiger Schritt zur erfolgreichen Zukunftssicherung.

 

Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsbereiche

Hugo Hamann ist als Vollsortimenter im Bereich Büroversorgung mit mehr als 500 Mitarbeitern an insgesamt elf Standorten in Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern vertreten.

Das Angebotsspektrum für Geschäftskunden umfasst die Bereiche Bürobedarf, Bürotechnik, Drucker und Kopierer, Büroeinrichtungen sowie Medientechnik einschließlich Beratung, Lieferung, Montage, Installation sowie technischem Service. Die Versorgung von Endkunden erfolgt über die Fachgeschäfte sowie über eigene Online-Shops.

Die Vielzahl dieser unterschiedlichen Geschäftsbereiche bringt eine hohe Komplexität in der Abwicklung der Geschäftsprozesse mit sich. Dies spiegelt sich auch in den vier unterschiedlichen Warenwirtschaft- Systemen wieder, die bei Hugo Hamann im Einsatz sind.

 

Einführung parallel zum laufenden Betrieb

Vor diesem Hintergrund spielt die Buchhaltungssoftware als Integrations- und Informationsplattform eine besondere Rolle. Neben der ständig erforderlichen Kompatibilität mit der Systemumgebung muss die Software auch stets gesetzeskonform arbeiten und den GoBD entsprechen. Die bislang eingesetzte Buchhaltungssoftware genügte diesen Anforderungen nicht mehr, so dass noch im Jahr 2015 entschieden wurde, diese durch die FibuNet-Finanzbuchhaltung zu ersetzen.

Die FibuNet-Software wurde parallel zum laufenden Betrieb eingeführt und ist seit September 2016 mit den Modulen Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Reportgenerator, OP-Analyse, Bankblitz XL, Fremdwährung, Konsolidierung sowie Zentralregulierung produktiv im Einsatz.

Der Nutzungsumfang umfasst 12 Concurrent User. Das Mengengerüst beinhaltet rund 25.000 Debitoren, über 2.800 Kreditoren sowie rund 2.100 Sachkonten. Die vorhandene und übergangsweise per Schnittstelle angebundene Anlagenbuchhaltung wird nun in einem nächsten Schritt durch die FibuNet-Anlagenbuchhaltung  ersetzt.

 

Optimierung und Automatisierung der kaufmännischen Prozesse

Die Einführung der neuen Software für das Rechnungswesen wurde zum Anlass genommen, auch die kaufmännischen Abwicklungsprozesse weiter zu optimieren und zu automatisieren. In diesem Zusammenhang entschieden, die Verantwortlichen ergänzend dazu FibuNet webIC, das Modul für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, im Laufe dieses Jahres einzuführen.

Die Einführung der FibuNet-Softwarelösungen war wegen der komplexen Systemumgebung mit einem durchdachten Schnittstellenkonzept verbunden. Als Bestandteil dieses Konzeptes wurde festgelegt, dass die Stammdaten, Ausgangsrechnungen und Gutschriften aus dem führenden Warenwirtschafts-System in FibuNet überspielt werden und die Offene Posten (OP) aus FibuNet zurückgemeldet werden sollen.

Ebenso wurde festgelegt, dass zur Rechnungsprüfung das Modul FibuNet webIC an das führende Warenwirtschafts-System angebunden werden soll. Weitere Schnittstellen betrafen die bi-direktionale Anbindungen von drei weiteren Warenwirtschafts-Systemen an die FibuNet-Finanzbuchhaltung sowie die Anbindung einer vorhandenen Archivierungs-Software an FibuNet webIC.

 

Roll-Out in allen Filialen

FibuNet webIC ist bei Hugo Hamann seit Mai 2017 produktiv im Einsatz. Am Hauptstandort Kiel werden seitdem die Eingangsrechnungen eingescannt, automatisiert erfasst und bearbeitet. Die Extraktionssoftware IRIS Xtract, die FibuNet als Kooperationspartner zusammen mit dem Modul webIC vertreibt, extrahiert alle buchungsrelevanten Daten vollautomatisiert aus den Rechnungen und überspielt sie in die FibuNet-Software, um automatisiert Kontierungsvorschläge zu erzeugen.

Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der Zentrale erfolgt derzeit der Roll-Out in die Filialen durch das interne Projektteam. Gruppenweit werden nach Anbindung aller Standorte über 200 Eingangsrechnungen pro Tag in webIC erfasst und können im weiteren Verlauf zeit- und ortsunabhängig geprüft, bearbeitet und genehmigt werden. Der Nutzungsumfang wird nach abgeschlossenem Roll-Out insgesamt 120 Mitarbeiter umfassen.

Die FibuNet-Finanzbuchhaltung und -Kostenrechnung hat sich für Martina Lenz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen bei der Hugo Hamann, im Produktivbetrieb bereits bewährt. „Das Rechnungsbearbeitungs-Modul FibuNet webIC läuft rund und hat nach Einführung am Hauptstandort den Rechnungsdurchlauf erheblich beschleunigt. Trotz der komplexen Umfeldbedingungen wurde das Projektbudget  voll eingehalten.“

Der filialübergreifende Einsatz von FibuNet webIC ist absehbar. Darüber hinaus ist geplant, auf einer folgenden Stufe FibuNet webBI einzuführen, um der vorgegebenen Leitlinie gerecht zu werden, die Controlling-Möglichkeiten stärker zu gewichten und die Transparenz in den Prozessen zu erhöhen.

 

Elf Standorte für Bürokompetenz

Hugo Hamann, Heinrich Hünecke und Jacob Erichsen sind drei Firmengründer, die schon vor über 125 Jahren kaufmännische Traditionen wie Seriosität, Glaubwürdigkeit und Berechenbarkeit pflegten. Heute sind die drei Firmen aus Kiel, Lübeck und Flensburg zu einer Firmengruppe mit elf Standorten im Norden rund um den Begriff ‚Bürokompetenz‘ zusammengeschlossen. Mit rund 500 Mitarbeitern erzielt die Gruppe einen Umsatz von über 80 Mio. Euro.

Hugo Hamann versteht sich als Dienstleister in allen Fragen rund um das Büro und ist mit seinen spezialisierten Fachbereichen zukunftsorientiert ausgerichtet. Ob Büromöbel und Einrichtungskonzepte, IT-Systemlösungen, Kopier- und Drucksysteme oder der alltägliche Bürobedarf – Hugo Hamann findet für seine Kunden die richtigen Produkte und Lösungen und bietet Beratung, Planung, Schulung und technischen Service aus einer Hand.

Darüber hinaus unterhält die Firmengruppe vier Fachgeschäfte und zwei Fachmärkte für Papeterie, Schreib-, Schul-, Künstler- und Hobbybedarf sowie und eine eigene Offset-Druckerei für Broschüren, Bücher, Kalender, Geschäftsdrucksachen und vieles mehr.

Neben dem Tagesgeschäft sind es vor allem die Werte, die von den Firmengründern übernommen wurden und nach denen noch heute im Unternehmen gehandelt wird. Jungen Menschen werden an allen Standorten durch qualifizierte Ausbildungen berufliche Perspektiven geboten, die Betriebszugehörigkeit sehr vieler Mitarbeiter ist erfreulich lang.


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In der dem Unternehmen angeschlossenen gemeinnützigen Christof-Husen-Stiftung findet das soziale Engagement des Unternehmens seinen Ausdruck.

 

Über 1.400 Unternehmen setzen auf FibuNet

Der Name FibuNet steht für die Entwicklung besonders leistungsfähiger und sicherer Software für Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Controlling im Mittelstand. Die zu 100 Prozent GDPdU- und GoBD-zertifizierte Lösung FibuNet bietet dem Anwender auch bei sehr großen Datenmengen ein Höchstmaß an Sicherheit, Schnelligkeit und Funktionalität.

Über 1.400 Unternehmen vertrauen auf die Kompetenz und die Qualität von FibuNet, wie beispielsweise Berliner Effektengesellschaft, DLRG Bundesverband, Flensburger Schiffbaugesellschaft, Golf House Direktversand, Hurtigruten, Feser-Graf-Autohandelsgruppe, Intercard AG, Möbel Roller, Netto Marken-Discount und Pearl GmbH.

Titelfoto / Der Bürospezialist Hugo Hamann steht für konsequente Automatisierung in allen administrativen Prozessen. / Foto: obs/ FibuNet GmbH/ Hugo Hamann

 

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